Das DZM gibt Euch Tipps & Tools für die Einrichtung
Auch bei uns im Kreis Soest bleiben Kleinunternehmer sowie große und mittelständische Unternehmen nicht von der Corona-Krise verschont. Es gilt: „flattening the curve“. Daher sollte man – sofern möglich – soziale Kontakte meiden. Das erschwert natürlich auch das Arbeiten im Büro. Deshalb haben viele Unternehmen im Kreis ihre Mitarbeiter schon ins Homeoffice geschickt. Wir vom DZM haben Euch daher eine Liste von Tools vorbereitet, mit denen Ihr und Eure Mitarbeiter auch über räumliche Trennung hinweg produktiv arbeiten könnt.
Die Einführung solcher Tools kann sogar mit öffentlichen Fördermitteln, wie dem Digitalisierungsgutschein (ab April) oder Go-Digital, umgesetzt werden. Bei Go-Digital ist nun ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn möglich, auch ohne Zuwendungsbescheid.
Neben der Erstellung einer VPN-Verbindung mit Eurem Netzwerk im Büro, gibt es auch unterschiedliche Möglichkeiten, mit denen man in der Cloud Daten sichern und speichern sowie im Team gemeinsam kommunizieren und auch Projekte planen kann. Falls Ihr keine dieser Lösungen zeitnah umsetzen könnt, dann steht aktuell TeamViewer kostenfrei zur Verfügung, womit direkt auf den Arbeitsplatz in der Firma zugegriffen werden kann. Auch Microsoft Teams und Google G-Suite sind aktuell kostenfrei für alle Unternehmen einsetzbar. Bei dem Großteil der Dienste, stehen die Server innerhalb der EU oder mittlerweile auch in Deutschland und fallen somit unter die DSGVO. Wir haben für Euch die Tools in drei Kategorien eingeteilt:
Datensicherung und -speicherung
- Dropbox: Bei größeren Synchronisationen bietet Dropbox eine gute Grundlage. Es ist kostenlos bis zu 2 GB nutzbar.
- Google Drive: 15 GB Speicherplatz mit einer Integration in den Windows-Explorer und vielen Freigabemöglichkeiten nach Extern
- G-Suite: Ebenfalls von Google angeboten wird G-Suite, das eher auf unternehmerische Arbeitsprozesse ausgerichtet ist. Zudem gibt es bei G-Suite doppelten Speicherplatz für Gmail und Google Drive in der Basic Version.
- Microsoft OneDrive: Das Programm bietet eine Integration mit Windows und iOS. Bis zu 5 GB sind kostenlos. Günstiger wird es für Nutzer, die ohnehin das Abo von Office365 nutzen.
Kommunikation:
- Microsoft Teams: Ihr könnt in den Chats unterschiedliche Teams erstellen und Anhänge beifügen. Wenn Ihr sowieso Office365 nutzt, ist Teams am besten geeignet, da es kollaboratives Arbeiten am einfachsten ermöglicht.
- Slack: In der kostenfreien Version können bis zu 5 GB pro Teammitglied hochgeladen werden. Slack ist besonders kompatibel mit Google Drive und weiteren Diensten.
- Bitrix24: Bitrix bietet die Möglichkeit der Integration von CRM-Systemen. Zudem sind in diesem Programm viele Schnittstellen zu anderen Software-Lösungen integriert. Die kostenlose Version beinhaltet bis 5 GB Cloudspeicher.
- G-Suite: G-Suite dient nicht nur der Cloud-Speicherung, sondern durch die Integration von Gmail, Google Kalender, Hangouts auch die Möglichkeit von Kommunikation innerhalb Eurer Teams.
- Zoom: Zoom ist eine kostenlose Videokonferenz-Lösung. Falls Ihr bereits ein Kommunikationsprogramm habt, aber es fehlt Euch im Homeoffice an einer qualitativen Videotelefonie, so könnt Ihr Zoom nutzen.
Projektmanagement:
- Asana: Mit Asana habt Ihr einen Überblick auf Eure gesamten Projekte und könnt Fortschritte und Berichte einsehen. Ihr habt die Möglichkeit Arbeitsanfragen zu priorisieren und unterschiedliche Arbeitsvorgänge aus den unterschiedlichen Teams zu verknüpfen. Mit bis zu 15 Personen ist Asana kostenlos.
- Bitrix24: Auch das komplexere Programm Bitrix24 kann für Projektmanagement genutzt werden.
- Microsoft Planner: Planner gehört ebenfalls der Office365-Familie an. Es können einfach Aufgaben verteilt und in Kan-Ban Boards übersichtlich dargestellt werden. Eine Integration in Teams und Outlook ist gegeben.
- Trello: Ähnlich wie im Planner können auch hier einzelne Projekte angelegt werden. Zudem kann man Trello mit anderen Programmen integrieren. Die Basisversion ist kostenlos.
Habt Ihr eure Daten lieber im Unternehmen, so könnt Ihr im Homeoffice über die VPN-Verbindung auf das Netzwerk zugreifen. Bei der VPN-Verbindung (Virtuelles Privates Netzwerk) handelt es sich um ein Netzwerk, welches trotz räumlicher Trennung so genutzt werden kann als wäre man im Büro. Dazu sollte zunächst eine entsprechende Software installiert werden, die mit dem Router in Verbindung tritt. Mit der VPN-Verbindung habt ihr die Möglichkeit auf die lokal gespeicherten Daten zuzugreifen.
Im Kreis Soest gibt es einige Partner, die sich mit der Einführung von diesen Tools beschäftigen. Falls Ihr Fragen dazu habt, könnt Ihr Euch gerne per Mail oder Telefon bei uns melden.
Wir stehen Euch bei allen Fragen zur Verfügung und helfen gerne bei der Umsetzung Eurer Homeoffice-Einführung. Dazu werden wir auch noch einmal eine gesonderte Veranstaltung im Herbst machen. Ansonsten bleibt auf dem Laufenden über unseren Newsletter.
Bleibt gesund und genießt die Zeit zum Entschleunigen. Weitere und detaillierte Informationen zu finanziellen Unterstützungsprogrammen für Unternehmen erhaltet Ihr hier bei der wfg Kreis Soest. Einen weiteren ausführlichen Homeoffice-Guide gibts bei t3n.
P.S.: Hier noch etwas zum Nachlesen für’s HomeOffice, etwas was Hoffnung für die Digitalisierung in Deutschland macht: D21-Digital-Index.
